保守契約を結んでいるコピー機・複合機の
トナー交換やインク代の費用は無料？どうなる？

コピー機・複合機のリース契約においては、定期的にメンテナンスを行ってくれる保守契約が不可欠です。
保守契約の内容によって、トナー・インク代の費用は別途負担となるケースもあることから、契約時はこの点をおろそかにすることはできません。

一般的には、リース契約時の保守契約として「カウンター保守契約」が適用されるケースがほとんどで、その場合はトナー交換の費用を考える必要がありません。
しかし、カウンター保守契約以外の契約形態もあることから、一律に交換費用を無料として判断できない点に注意が必要です。

この記事では、各種保守契約の種類について触れつつ、トナー・インク代の費用がかかるケース・かからないケースをご紹介します。
契約する場合は、最終的にどちらがお得になるのかを検討しながら、見積内容を確認していきましょう。

何事も「無料」で提供してくれるサービスはほとんどない

リース契約にかかわらず、どのようなサービスであっても、基本的には無料提供してくれるケースはほとんどありません。
契約の見返りとしての無料待遇や、キャンペーン実施に伴う無料サービスはあるかもしれませんが、やはり何らかの理由があるものです。

しかし、コピー機のリース契約に関して言えば、保守契約を結ぶことでトナー・インク代の料金を別途支払う必要がなくなる選択肢が選べます。
まずは、リース契約時における保守契約の種類と、トナー・インク代の支払いに関する概要をご説明します。

カウンター保守契約を結んだら、基本的にトナー代の心配はいらない

カウンター保守契約では、毎月印刷した枚数分の使用料が発生する代わりに、メンテナンス・修理費・トナー代などが無料扱いとなります。
間接的に料金は支払っていることになるのですが、カウンター保守契約の料金にトナー代等が含まれているものと考えれば分かりやすいでしょう。

色も全色が無料で、修理に関してはパーツ代・出張費・作業費などの諸経費もかかりません。
ただし、毎月の使用料となるカウンター料金は、当然ながら毎月発生・支払いとなります。

トナーを交換する場合は、大きく分けて2種類の方法があります。
サービスダイヤルに電話連絡して新しいものを持ってきてもらうか、定期点検時にサービスマンに依頼するかです。

ユーザーの中には、トナーのストックがなくなってしまうと業務が止まるため、あらかじめ数本のトナーを用意しておこうと考える人もいるでしょう。
実際のところ、トナーをストックしていても、サービスマンからとがめられることはありません。

ただ、あまりたくさんストックがあっても、トナーの置き場所に困るはずです。
よって、特段必要になった場合を除いては、スペアを何本用意するのか決めておくとよいでしょう。

コピーキット契約の場合は別途料金が必要

カウンター保守契約は、リース契約時は一般的な契約形態ですが、コピー機を会社で使用する頻度によってはランニングコストが高くつく場合があります。
そのような利用者向けの契約として、コピーキット契約という契約形態を選ぶ方法もあります。

こちらは「トナーキット方式」とも呼ばれることがあり、簡単に言えばトナーを都度購入するタイプの保守契約です。
メーカーで考え方は異なるものの、基本的にはトナー購入代金の中に、各種保守料金・部品代が含まれている認識となっています。

こちらは、トナーがなくなった段階で連絡を入れ、購入時に費用が発生します。
ユーザーにとっては在庫管理の面倒さがなくなる反面、料金はカウンター保守契約よりも割高になります。

コピーキット契約を結んだユーザーの中には、それなら自分でリサイクルトナーを買えば安上がりだと思う人もいるかもしれませんが、この契約の大事な部分は「トナーが保守サービスに関する費用一切を背負っている」という点です。

つまり、指定業者・メーカーからトナーを買ってもらうことが、保守契約を結ぶ条件となっているため、自前でトナーを購入するのはNGとなります。

仮に、リサイクルトナー・指定外のトナーを使うことでコピー機が不調になった場合、保守サービスを受けられなくなりますから、十分注意が必要です。

1ヶ月の印刷枚数が1,500枚未満の事業所・オフィスであれば、価格面でのメリットを享受できますが、それ以上の枚数を印刷する場合は一度検討した方が良さそうです。

完全実費型のスポット契約でもトナー代がかかる

コピー機自体の使用頻度がとても少なく、トナーキット契約よりも安い契約形態を探しているのであれば、実質的に消耗品の実費だけを支払えば契約できる「スポット契約」というものもあります。

継続的な費用がかからないため、あくまでも特別な場面でのみコピー機を使う場合は、検討する価値のある契約形態と言えるでしょう。

トナー代・修理費は都度発生し、実質的に自社で修理業者に依頼する必要があります。
また、特段定年の契約を結ばなくてもコピー機を利用できるため、考え方によっては使い勝手のよい契約形態と言えます。

ただ、スポット契約は中古コピー機のみの対応となることが多く、トナー代もどのくらいになるのかが読めず、在庫確認が必要というケースも珍しくありません。
スポット契約を検討する場合は、あくまでも「当座の利用」が必要なケースに限った方が賢明です。

トナー・インク代は別途支払いの方がいい？

コピー機の保守契約に関して、多くのユーザーがカウンター保守契約を選んでいます。
ただ、コピーキット契約・スポット契約にもそれぞれメリットがあり、一概にカウンター保守契約ばかりがベストだとも言い切れません。

そこで、トナー・インク代は毎月定額の支払いがよいのか、それとも別途支払いの方がよいのか、各社の事情を鑑みた基準についてご紹介します。
自社のコピー機・複合機の使用頻度に応じて、何を選ぶべきかを考えることが大切です。

悩むならカウンター保守契約が確実

一般的なオフィスワークを毎日行うスタッフがいる会社は、カウンター保守契約を結んでおけば、取り立てて不安を感じることはないでしょう。
誰かしら印刷・コピーを取る必要性があるなら、印刷枚数やトナー交換を気にせず印刷できた方が、作業効率も良くなるからです。

親族経営・気心知れたスタッフでの経営なら、印刷枚数をチェックしながらコピー機を使うこともできるでしょうが、一般社員全てにカウントチェックを義務付けるのは酷な話ですし、社員から「そこまで細かい部分を気にしているのか」と会社の経営状態を邪推されかねません。

複数人がオフィスで作業することが間違いない環境では、トナー代や印刷枚数に気を配らずに済むよう準備した方が、作業の効率化を図れます。
また、事細かく印刷枚数・使用頻度をチェックする時間がない場合は、とりあえずカウンター保守契約を選んでおいた方が無難です。

使用頻度によってはトナーキット契約の方が有利か

個人事業主・小規模事業者の場合は、印刷ごとに費用がかかる紙ベースのやり取りよりも、メールなどを使ったインターネット経由のやり取りが多くなる業種もあります。

ただ、契約書や資料・チラシの作成などで、どうしても印刷が必要になった場合、家庭用のコピー機・複合機では心もとないと考える事業主も多いでしょう。

そのような場合は、ある程度の機能性を確保するため、トナーキット契約でそれなりのコピー機をリースした方がスムーズかもしれません。

使用枚数や予算管理の面倒さはありますが、基本的にはトナー基準でランニングコストを計算すればよいだけなので、残量が減ってきた段階でまとまったお金を用意することもできます。

使用料によって毎月のランニングコストが変動する場合よりも、いくらかかるか具体的にイメージしやすいため、シビアな予算管理ができる経理担当者がいるなら検討してもよいでしょう。

スポット契約を組むなら購入した方がよいかも

スポット契約は、あらゆることを自社で依頼しなければならないため、コピー機の質が良ければトナー代のみで出費が終わることもある反面、修理・ドラム交換・出張費といった費用が一気に生まれるリスクもあります。

思わぬ出費はどんどん膨らむおそれがありますから、いっそのこと小さめのコピー機・複合機を購入して使用した方が、使い勝手は良いかもしれません。
逆に、短期間しかコピー機を使う予定がない場合には、スポット保守契約でも差し支えないでしょう。

具体的には、数か月単位で使用が終わる場合などに検討すべき選択肢と言えます。
レンタルなどの方法と比較して、得になる方を選びましょう。