コピー機の見積もり・申込みなどにおける
リースの審査と可決から実際の設置までの流れと期間

コピー機リースの契約は、トントン拍子に進めば比較的早く設置が完了します。
しかし、手続きが途中で滞ることも珍しくなく、準備が不十分で待たされるケースもよく見かけます。

できるだけ早めに手続きを済ませるためには、見積もり・申込みから実際に設置するまでの流れを理解して、その都度必要な準備を事前に整えることが大切です。

特に、多くの時間を費やす審査に関しては、書類が足りないだけで無駄な時間が経過してしまいますから、審査をお願いする段階で必要書類は一通りそろえておくことが大切です。

この記事では、コピー機の見積もりを取ってからオフィスに設置するまでの流れについて、ステップごとに要する期間と合わせてご紹介します。

すぐに終わるステップもあれば、きちんと準備しないと時間がどんどん経過していくステップもありますから、まずは一連の流れを確認してからスケジュールを立てましょう。

コピー機をリースするまでの流れ

まずは、代理店を探すところからリースを開始するまでの流れについて、ざっと概要を確認しましょう。
全体の流れを把握しておくと、運用日を決める上でも参考になりますから、以下の流れを押さえておくだけでも契約がスムーズになるはずです。

自社にとって必要な機種・性能を検討する

最初の段階では、そもそも自社にとってどんな機種が必要なのか、性能を検討するところから始まります。
1分間あたりの印刷枚数やトナーの交換頻度など、どのくらいのペースで何人が使うのか、細かく使用環境や条件を考えていきます。

カタログやWeb上での情報をチェックしながら、最終的にメーカー・機種・性能面などの条件が決まったら、次のステップに移ります。

相見積もりをもらい、自社に有利な条件を提示した代理店に申込みする

コピー機のリース料・カウンター料金は、代理店によって金額もまちまちで、地域によって相場観も異なります。
そのため、まずは複数の代理店から同一条件で相見積もりをもらい、できるだけ自社に有利な条件を提案してくれた代理店を選びます。

対応が丁寧な代理店があると、どうしてもそのお店を選びたくなるのが人情ですが、この点はシビアに見ておいた方が後悔がありません。
何と言っても5年以上という長い契約期間があるわけですから、できるだけ多くの選択肢を集めた上で契約を決断したいものです。

リース会社の審査を受ける

納得できる見積もりを出してくれた代理店が見つかったら、いよいよリース会社の審査に進んでいきます。
審査に関しては、依頼する側の信用度に応じて必要な期間が変わってくるため、できるだけリース会社にアピールできる有利な情報を伝えられるよう努力したいところです。

審査可決後に契約し、コピー機をオフィスに設置

無事審査が通ったら、リース契約・保守契約を結び、細かい条件について確認します。
その後、コピー機をオフィスに設置するにあたり、納期や立会日を打ち合わせします。

オフィス側で設置をスムーズに進めるためには、あらかじめ設置場所の準備を整えておく必要があります。
立会日までに準備が整っていないと、最終的に配線を自社で行う可能性もありますから、できるだけ日時は確実なタイミングを選びましょう。

リース会社の検収・確認が取れた段階で契約がスタート

コピー機を搬入し、所定の場所に設置したら、最後の段階で確認が入ります。
これを検収連絡（確認連絡）と言い、リース会社から電話連絡を受けたら、本人確認・契約内容・納品機種の不具合などについて回答します。

問題がなければ、この段階から正式に契約がスタートします。
ただ、これは「検収まではキャンセルが可能である」という意味ではありませんから、その点に注意しましょう。

相見積もりから申し込みまでにかかる時間はどのくらい？

続いては、手続きにおける各ステップにおいて、どのくらいの時間がかかるのかお伝えします。
まずは、契約手順の始まりとなる相見積もりの段階についてです。

早ければ2～3日で申込み先を決められるが、悩んだ分だけ時間がかかる

見積もりをお願いする代理店は、自社で自由に決められます。
そのため、できるだけ多くの選択肢を増やしたいところですが、依頼先が多ければ多いほど、結果が出るのに時間がかかります。

数店に絞って条件をチェックするなら、早ければ2～3日で申込み先を決めることは不可能ではありません。
しかし、似たような条件ばかりが出そろうなら、数が多いだけ悩みやすく、その分時間もかかることを考慮に入れる必要があります。

金額だけでなく、内訳も見比べること

見積もりをチェックするコツは、単純に金額だけを見比べるのではなく、見積もりの中に書かれている内訳も見比べることです。

金額自体は同じだったとしても、オプション対応が充実していたり、逆によく分からない項目が書かれていたりするので、内訳に書かれていることの意味を担当者に確認することが大切です。

例えば、自動原稿送り装置や給紙カセットに関しては、オプションとして追加されているケースが多く見られます。
しかし、極端な話をすれば、自社にとって必要でなければ省いても構わないものです。

代理店の中には、見積もりの段階でカウンセリングを行い、自社のニーズを把握した上で機種を提案してくれるところもありますから、そういった代理店ごとの姿勢もチェックしたいところです。

審査から可決までにかかる時間はどのくらい？

見積もりの内容に満足し、審査を依頼した場合、それから可決まで一定の時間がかかります。
ただ、必要な期間については、顧客の条件・リース会社によって差があるため、一概に「○日で審査が通る」とは言い切れません。

例えば、会社の会計情報が優秀で知名度も高いようであれば、即時とはいきませんが、2日以内といった非常に短いスパンで結果が出ることもあります。
逆に、売上はあっても実績が少ないようであれば、慎重に審査を進めるために日数を要することでしょう。

できるだけ審査を早めるためにはどうするか

審査自体はリース会社が行い、各社で基準も違いますから、可決までの日数はなかなか読みにくいものです。
しかし、手続きを進めるにあたり、無駄な時間を極力減らす方法はあります。

できるだけ審査を早めるためには、リース会社が不安に感じる要素を先回りして、書類等を用意することが大切です。
もし、実績が少ないことがネックなのであれば、自社が信用に足る存在であることを証明できるよう、提出できる書類は多数そろえておきたいところです。

提出書類はリース会社によって違いますが、必須書類に加えて信用性を増すための書類も一緒に提出すると、真剣度が伝わり審査に影響する場合があります。
不安な点があるなら、賃貸契約書・口座情報・開業届などの直接審査に関係ないものでも、まずは用意することをお勧めします。

審査に落ちるリスクを想定して、複数の審査をかける

実際に契約を結ぶのは一社だったとしても、審査を通すまでは複数の代理店とやり取りして問題ありません。
ただ、審査にどのくらいの時間がかかるのか、もしくは否決されてしまうのかは、審査の段階では分かりません。

そこで、リース会社の審査にある程度落ちる可能性を想定して、複数のリース会社の審査をかけておくと、本命が落ちた時のすべり止めになります。
最終目標はリース契約を結ぶことですから、相見積もりで自社のニーズに合致する内容の代理店を見つけたら、まずは審査だけでも随時依頼することをおすすめします。

代理点が強いメーカー・リースなどを活用するのも手

コピー機の代理店によっては、得意とするメーカーや、ひいきにしているメーカーなどがあったりします。
そういった場合は、他の代理店よりもそのメーカーの機種や保守の料金などが低く提示されることもあります。

また、同じようにリース会社にも何社もリース契約を斡旋していると、ある程度ひいきにしてくれるような恩恵を受けている代理店もあります。

そういったコネや強みを持った代理店の場合、その代理店がGoサインを出すということは、リース会社からすれば一定の信頼を得ているというスタート地点で既に有利となる場合もあります。

もちろん審査はしっかりされますが、可否のラインギリギリのような企業や事業主だった場合、その経由する代理店によって可否が変わるといった事もありますし、審査の結果までのスピードも違うこともあります。

設置までにかかる時間はどのくらい？

無事審査が通ったら、あとは契約を結んでからコピー機を設置するだけです。
ただ、実際にコピー機がオフィスに届くまでには、多少の時間が必要です。

家庭用の電化製品などのように、買ってその場で配送の予約を入れて翌日に届けてもらうといった事は基本的に難しいと考えておきましょう。

契約を結んだ時期だけでなく、そもそもの社内の状況によっては、コピー機を迎え入れる体制がしっかりしていないと、より設置が遅くなってしまう場合があります。
以下に、設置までにかかる時間の目安と、設置をできるだけ早めるための注意点についてお伝えします。

早ければ翌営業日、遅くても1～2週間程度

審査が通ってしまえば、契約自体は比較的スムーズに進みます。
しかし、コピー機がオフィスに届く時期は、契約の種類・メーカー・機種の在庫状況などによって変動します。

スピーディーに用意できる状況が整っていれば、最短で翌営業日に設置できるケースもありますが、代理店が強みを持つメーカーの特定の機種といった場合でないと超短期での設置は難しいと考えて起きましょう。

一般的には7営業日・1～2週間程度を見積もっておくと確実です。
ただ、自社の側でも搬入準備に時間はかかるはずですから、余裕を持って納品日を設定しましょう。

引越しの繁忙期シーズンは予定がずれ込む可能性がある

年度末など、オフィス移転・いわゆる引越しのシーズンを迎えると、OA機器の納品スケジュールにも少なからず影響が出ます。
設置にあたり作業人員が十分に手配できない場合は、人員がそろう時期にならなければ作業をスタートできないからです。

オフィスを稼働させる時間帯はできるだけ避けたいため、限られた時間の中で日程調整をすると、どうしても予定がパンパンになってしまいます。
コピー機のリースを検討する際は、選ぶ時期にも注意が必要です。

社内稟議は早めに通すこと

社内の事情から納品が遅れるとすれば、社内稟議の都合があげられます。
コピー機は大きな買い物ですから、一つひとつの決定に役職者の承認を要する会社は多く、決裁がもらえない状況から事態が進まないケースは往々にして存在します。

当然ながら、上記の設置までの流れは、全ての契約や条件が整った後での予定です。
社内の事情があり、契約などが遅れれば遅れるほど、設置までの時間もかかることになります。

あらかじめ上司の予定が分かっているようなら、事前に話を通しておくとスムーズですし、電子決済ならメールで対応をお願いするのも一つの方法です。
担当者として契約に携わる立場の人は、関係者全員への根回しを怠らないことが大切です。