コピー機をリースではなく現金一括購入の場合、
そのコピー機の保守の契約や料金はどうなるのか

事業用コピー機を手に入れる手段として、多くの会社が考えるのはリース契約です。
しかし、必ずしもリースだけがコピー機を手に入れる方法とは限らず、例えば現金一括購入という選択肢もあります。

ただ、コピー機は精密機器のため、比較的故障しやすいという特徴があります。
ビジネス用途の場合、保守契約は必須と考えてよいでしょう。

この記事では、仮にコピー機を現金一括購入した場合、保守契約・料金はどうなるのかなど、気になる点についてご紹介します。

現金一括払いでコピー機を購入した場合の保守契約について

まずは、コピー機を現金一括払いで購入した場合、保守契約をどうするのかについてお伝えします。
購入した場合、当然ながらコピー機は会社のものとなり、リース会社に気兼ねすることがありませんから、利用にあたっての自由度は高くなります。

コピー機自体が自社の所有物となるため、保守契約そのものが任意となる

リース契約を結んだ場合、使用者は自社だったとしても、契約満了までコピー機の所有者はリース会社です。
よって、場所を移動させる場合にはリース会社に連絡を入れる必要がありますし、長い契約期間ということもあって保守契約は必須となります。

しかし、コピー機を自社で購入した場合、コピー機自体が自社の所有物となりますから、保守契約をどうするかは自由です。
極端な話、家電量販店でオフィス用のモデルを購入後、店舗保証を付けて終わりというケースも考えられます。

新品だけでなく、中古に関しても保守契約は任意となります。
基本的に、所有権のあるコピー機のメンテナンスは、自分たちで行うのが基本と考えて差し支えありません。

保守契約の種類・選べる機種の自由度が増える

コピー機を一括購入した場合、数ある新品・中古モデルの中から、自分が気に入ったものを選んで使用できます。
また、保守契約を結ぶかどうか・期間をどうするかは任意のため、一般的なカウンター保守契約以外の契約を結ぶことも難しくありません。

具体的には、トナー交換に合わせて料金が発生するトナーキット契約・修理が必要になった段階で都度依頼をかけるスポット契約・年単位で保守のみ契約して消耗品は都度支払う年間保守契約など、いくつかの選択肢があります。

どれが正解ということはなく、モデルの印刷速度や自社の使用頻度に応じて、最も費用対効果が高いものを選んで構いません。

機種に関しては、新品で格安モデルを扱っている販売店・逆に中古でも比較的最近のモデルが選べる販売店など、探せば色々なモデルが見つかります。
一般的なオフィスユースモデルでは手に余る場合は、小さめの機種を探すこともできますから、リース契約よりも自由度は高いと言えるでしょう。

新品を購入する場合は注意が必要

一括購入のネックとして、新品をメーカーから直接購入したいと考える場合、メーカー窓口によっては対応を渋られるケースがあることに注意が必要です。
新規購入製品・購入後の製品で保守契約内容が変わっているケースもあり、メーカーによってはたらい回しにされる可能性もあります。

メーカーは代理店を通してリース契約を結ぶことが前提のため、直接購入したい場合は販売店に相談した方が効率的です。
ただ、公式サイトで具体的な値段を公表していないところもありますから、なるべく複数の販売店から見積もりを取ることをおすすめします。

現金一括払いでコピー機を購入した場合の保守料金について

コピー機を現金で購入すると、保守契約は単独での契約となります。
リース契約と合わせてカウンター保守契約を結ぶことが主流の現代において、一括払いはマイナーな選択肢のため、料金の面だけを比べると損をするケースもある点に注意が必要です。

相場はどうしても高くなりがち

新品リースと中古購入時のカウンター料金を比較した場合、中古は1.5～2倍ほど料金が高くなります。
その理由は、リースとセットでカウンター保守を考えた時、メーカー側はリースする機種の性能に応じて単価を調整する価格体系になっていることが多いためです。

具体的には、

• リースする機種が高性能であれば、カウンター料金の単価は低くなる
• リースする機種が低性能であれば、カウンター料金の単価は高くなる

という関係性が成り立ちます。

ここでいう高性能とは「分速での印刷枚数」のことで、1分間に50枚印刷できるモデルと25枚印刷できるモデルとでは、50枚印刷できるモデルの方がカウンター料金の単価が低くなります。

つまり、新品リースの場合、モデルに応じてカウンター料金を少なからず調整できる仕組みとなっているのです。
しかし、リースを組まずに一括購入した場合、カウンター料金は単独での契約となるため、リース料とのバランスを考えたプランを提案できません。

結果的に、一括購入はリースに比べてカウンター料金が高くなってしまうのです。

保守契約の種類とランニングコスト

カウンター料金の高さがネックになる現金一括購入ですが、保守契約の種類を選んでランニングコストを下げるという方法もあります。

例えば、オフィスにおけるカラー印刷がほとんどなく、印刷枚数も少ないような状況であれば、トナーキット契約を選ぶことで支払いのタイミングを延ばすことができます。

トナーキット契約を選んだ場合、トナー単体の金額が高いことから、1枚あたりの印刷単価が8円と高額です。
しかし、年間で5,000枚未満の印刷枚数しかないのであれば、逆に年間で7万円以内に収まるケースも考えられますから、1ヶ月あたりおよそ5,833円以下となります。

この値段を高いとみるか、それとも安いとみるかで、選ぶ保守契約の種類が変わってくるでしょう。

使用頻度がもっと低い家庭並みのオフィスなら、故障した段階で料金が発生するスポット契約を選んだり、年間保守契約で対応しながら機種を変えていったりする方法も選べます。

コピー機を購入する場合、カウンター保守契約を選んだ場合と比較してランニングコストがどうなるのか、綿密にシミュレーションを行うことが大切です。

安く済ませて買い替えを続けるか、安心できる品を買うか

コピー機を一括購入した場合、そもそも保守契約を結ぶかどうかも任意のため、安いコピー機を買い替えながら対応したり、頑丈なモデルを買って保守契約を結ばなかったりする方法も選べます。

一概にどちらがよいと言い切れる話ではなく、自社でどちらを選べばメリットがあるのかを判断しなければなりません。

安い中古品を毎年一括で費用計上する場合、少人数の事務所であれば事務コストを安く抑えられます。
逆に、減価償却の手続きができるスタッフがいるなら、新品を買って長く使う方向性で考えた方がよいでしょう。

上記はあくまでも経理上の視点からメリットをご紹介していますが、それ以外にも会社独自の着眼点で考えれば、より得をする選択肢が見えてくるはずです。

購入とリースを比較した際のメリット・デメリット

購入とリースを比較した時、やはり多くの企業が選択しているように、わざわざ現金一括払いでコピー機を購入しなくても、リースを選択した方がお得なのでしょうか。

実際のところ、この問いに対する答えもまた、各社のニーズによって変わってきます。

値段と契約の自由度は購入のメリットが大きい

コピー機を手に入れる際に、価格帯・契約形態の自由度を求めるのであれば、コピー機を購入した方がメリットは大きいでしょう。
新品・中古ともに、質の高いモデルを手に入れる機会は増えているため、1～2年使う目的で機種を探すなら購入で十分という会社もあるはずです。

保守契約も任意ですから、機種ごとに「入りたい時に入る」という方法が選べます。
また、契約形態もいくつか種類があり、カウンター保守契約に偏った形での契約にこだわらなくても差し支えありません。

値段と契約の自由度については、購入の方にメリットがあると言えそうです。

高性能機種を長く使いたいならリースがお得

コピー機をオフィスで使うのが初めてという場合・ある程度信頼できる堅牢度が欲しい場合は、高性能機種が選べるリースを選んだ方がお得になるでしょう。
中古品や格安の新品を購入すると、機種によっては十分なパフォーマンスを発揮しないおそれがあります。

最低限オフィスユースに堪えるレベルのモデルが欲しいなら、A3～B5サイズが入る用紙カセットが必要ですし、コピー機能に加えてFAX（メモリ受信）・スキャン・PCやクラウド連携などの機能が求められます。

コピー機経由での書面・データのやり取りが多いなら、中古品を購入してビジネスの動きが止まってしまうリスクを避けたいところです。

その点、新品をリースできて、しかも保守の融通が利きやすいリース契約なら、機器の不具合で仕事が止まるリスクは最小限に抑えられます。
安心して高性能機種を長く使いたいなら、リースを選んだ方がスムーズでしょう。

自社の状況を考えながら判断することが大切

一度リース契約を結んでしまうと、高機能機種を安いランニングコストで使える反面、契約を途中で解除することができません。
現金一括購入でコピー機を手に入れた場合は、好きな価格を選べ、契約面での縛りや面倒さはないものの、品質保証の面で不安が残ります。

どちらを選んだらよいのかについては、各社ごとに答えがある問題なので、自社でどのような機種が必要なのかを考えた上で判断することが大切です。