中古のコピー機でもリース契約できる？
耐用年数や保守など中古コピー機を選ぶ時の注意点

オフィス用のコピー機・複合機を契約する場合、基本的には新品を選んで契約を結びます。
しかし、コピー機には中古品市場も存在しており、リース契約を希望する企業・個人事業主も少なくありません。

実際のところ、中古コピー機・複合機はリース契約を結べるのでしょうか。
また、耐用年数・保守契約については、どのようなルールが設けられているのでしょうか。

今回はそんな中古コピー機にまつわる点についてまとめてみました。

コピー機・複合機のリースにおけるルール

コピー機・複合機のリース契約を結ぶ場合、どのような機種でも契約できるわけではありません。
よって、安くリース契約を結ぼうとしても、本体価格などの都合上、勉強できる額にも限界があります。

まずは、中古の機種でリース契約が結べるのかどうか、その答えをお伝えします。

原則、リースの対象となるのは新品のみ

コピー機・複合機のリース契約は、原則として新品のみを対象としています。
そして、リース契約を結ぶと、契約満了まで同じコピー機を使い続けることになります。

自動車では中古リースも人気ですが、精密機械のコピー機は、中古品をリース契約するニーズが少ない傾向にあります。
それは、コピー機の劣化ペースが速いことに理由があります。

オフィス仕様のコピー機は、多くの社員が1台を長く使い続けるため、どうしても使用機会が多くなり、消耗も激しくなります。

もし中古品をリースしたとしても、新品よりも使える年数が短く、メンテナンスの頻度も高くなるため、コピー機はそもそも中古リースにうまみのある製品ではありません。

利用者の側としても、せっかくリース契約を結ぶんだったら、パフォーマンスの高い機械を欲しがるはずです。
型落ちを選べば、新品であっても最新型より料金は安くなりますから、わざわざ中古に目を付ける必要がないという事情もあります。

中古のコピー機は購入という形になる

リース契約が前提となっているコピー機市場ですが、それは「リース契約を結べる人」に限った話です。
経営者・事業主の中には、信用情報に不備がある・新規開業などの理由から、リース契約を結べない状況にある人も少なくありません。

このような場合、コピー機が必要になると分かっていても契約自体が結べないなら、経営者は途方に暮れるしかないのでしょうか。
実は、そういう人たちのために中古コピー機市場が存在します。

コピー機の中古品は個体差が多く、一概にメーカー単位でリース契約を結ぶのは難しいため、機器を購入して使う形になります。
良い機器に出会えれば長年活躍してくれる可能性もありますから、中古だからといって極端に質の悪いものをつかまされるとは限りません。

新規事業者は、新品はリース・中古品は購入という流れを押さえておき、審査が通らなかった場合に備えて中古品を検討するのがスムーズです。

保守契約は別途結べるので安心

中古品を購入した場合、リース契約の際に結ぶ保守契約をどうするのか、別個に考えなければなりません。
ただ、保守契約自体は結ぶことが可能で、中古品の販売を行っている店でもプランが複数用意されています。

保守契約は、一般的なカウンター料金に基づく課金だけでなく、色々な契約形態があります。
購入を検討しているお店が、どのようなプランを用意しているのかを把握した上で、自分たちのニーズに合うものを選びましょう。

コピー機の耐用年数と中古のケース

続いては、コピー機の一般的な耐用年数と、中古コピー機・複合機を購入する場合の注意点についてお伝えします。
中古品に関しては、単純に見える数字だけで検討するのではなく、できる限り判断の材料を増やしたいところです。

法定耐用年数と会社設定の耐用年数を知る

コピー機の耐用年数を把握する場合、2通りの方法があります。
1つは「コピー機・複合機全般の法定耐用年数」を確認する方法、もう1つは「各メーカーが設定している会社ごとの耐用年数」を知る方法です。

法定耐用年数とは、建物・機械など固定資産の減価償却を行うにあたり、何年で償却するかの基準となる年数のことです。
その中にはコピー機・複合機も含まれており、耐用年数は5年と指定されています。

ただ、リース契約をする場合、契約者は減価償却の必要がないことから、年数自体はそれほど気にする必要はありません。

問題は中古品で、仮に購入しようと思っている機器が製造後3年経過していれば、残り2年で減価償却が終わる計算になることから、価格帯を考えないと利益を減らす原因になりますし、性能面でもそこまで長く使えないことを見越しておいた方が賢明です。

各メーカー設定の耐用年数は、概ね3～6年の間に落ち着いており、リース契約が概ね5年以上の長丁場になることもあって、6年というケースが多く見られます。
こちらも、法定耐用年数がある程度基準となっていて、メーカー側も5年以上で交換できるスタンスで部品・材質を選んでいます。

中古品は製造年月日に注意

メーカー側が、不具合が生じる・壊れやすくなる時期を「5年」という目安で考えているということは、5年を超える機器はリスクが高いものと考えられます。
よって、中古品を購入しようと考えている場合、製造年月日のチェックは必須と考えてよいでしょう。

コピー機には個体差があるとはいえ、例えば「10年持つ頑丈なコピー機」があったとしても、市場では簡単に見つかりません。
そもそも、作った段階で寿命が見えているものに期待するのは、コピー機を使う上でリスクの高い行為です。

仮に、自分たちでメンテナンスできる技術があったり、コピー機に負担をかけない印刷用紙を使っていたりするオフィスがあれば、それを踏まえて寿命を逆算することも可能かもしれません。

しかし、そのようなオフィス・会社は少数派のはずですから、中古品購入の際は、製造年月日からゴールを算出することを忘れないようにしたいものです。

モノが分からない状況で買えるかどうか

新品をリースする場合は、事前に性能を確認して契約し、オフィスにコピー機が到着するのを待ちます。
しかし、中古品を購入する際は、実物の状態が購入段階でしっかり分からない点がネックになってきます。

特に、インターネット経由の通販では、電話やメールでのやり取りに積極的なところがある反面、実物を一目も見ずに購入することは珍しくありません。
また、仮に実物を見ることができても、基本的な操作によるレスポンスを確認する程度が、素人にできる確認の限界だと思われます。

要するに、機械をバラして中身を見ることは難しく、見た目だけでは判断するしかない、ということです。
買い手としては、万一希望通りの品でなかった場合・故障が発生した場合に、速やかに返品に応じてもらえるかどうかなどをチェックしておきましょう。

中古コピー機の契約・保守の流れについて

リース契約と違い、中古コピー機はリース契約ではなく購入という形をとるため、多少保守契約の段取りが違います。
以下に、一般的な流れをご紹介します。

まずは、中古コピー機を「購入」する

お目当ての中古コピー機を選ぶ・もしくは業者に相談してコピー機を決めてもらうことで、晴れてコピー機購入の段取りとなります。
業者と直接やり取りをする場合を除いては、電話手続きやサイト上の購入フォームに必要事項を記入する形が主となるでしょう。

手続きが終わったら、各種支払い方法で支払いを済ませる方法が一般的ですが、先に手付け金を支払い、商品の到着後に残金を支払うところもあります。
詳しくは、各サイトのQ&Aを確認したり、担当者に相談したりして、間違いのないよう手続きを進めてください。

保守の契約形態を選ぶ

新品コピー機のリース契約とは異なり、中古コピー機は所有者が購入者となりますから、保守契約を別に結ばなければなりません。
大抵の中古品販売業者は、保守契約もプランを用意しているため、セットで申し込むのがスムーズです。

保守サービスを選ぶ場合は、複数の契約形態の中から自社に合ったものを選びます。

具体的には、毎月の印刷枚数ごとに料金を支払うカウンター保守契約だけでなく、トナー料金に保守料金が含まれているコピーキット契約、コピー機の不具合があった場合のみ修理対応してくれるスポット修理契約などが挙げられます。

それぞれに一長一短がありますから、契約形態の特徴やメリット・デメリットを十分に把握してから、購入・契約へと進んでいきましょう。

利用頻度に応じた決断を

実際に中古コピー機を購入してしまえば、あとは消耗品や保守に関する選択肢は自由です。
自分で安いものを探して交換しても、知り合いに修理を頼んでも、何ら問題はありません。

ただ、少なくともオフィスで仕事用に使うことを想定した場合、パフォーマンスも含め、本当にそれで事足りるかどうかは疑問です。
購入した中古コピー機が、値段に値する働きを見せてくれるかどうかは分かりませんから、利用する機会が頻繁であればあるほど商品の選び方が重要です。