コピー機で契約するリース契約の払い終え。
契約期間を払い終えて満了したらどうなるのか

コピー機を契約するとき、多くはリース契約が結ばれます。
しかしながら、多くの方はリース契約を結ぶ際、その料金と契約期間のことに意識が向きがちです。

しかしながら、契約期間がある以上は、必ず契約の満了が訪れます。
コピー機・複合機のリース契約が満了した場合、その後の契約をどうするのか考えなければなりませんし、どうするのかを知らない方も多いはずです。

大きく分けると、以下の2つの方法に分けられます。

• リース会社にコピー機を返却する
• 再リースするか、買い取る

いずれの方法にもメリット・デメリットがあり、会社の方針や状況によって、得をする選択肢も変わってきます。
今回は、リース契約を払い終えた満了後についてをテーマとして、コピー機・複合機の処分なども含めて、各種方法の詳細を解説していきたいと思います。

満了後の選択肢1. リース会社に返却する

先ほど述べたように、リースで定められた期間の支払いが終わると、考えられる選択肢は2つで、その1つが契約を完了としコピー機を返却するというものになります。

リース契約という形のため、契約満了後の素直な流れをイメージすると、リース会社に返却する形が自然です。

ただし、実際には、選択肢として話が出ることはあまり多くはありません。
というのも、コピー機を無くしての事業運営というのは、多くの事業者にとってまだまだ難しいためです。

しかしながら、数は多くなくとも、事業の存続や規模などによっては選択肢としてはこちらもあり得ます。
事業や事務所の状況によっては、その方が都合のよい結果につながるケースもあるため、リース契約の基本的な形としてご紹介します。

契約を完了することを意味するため、その後の費用はかからない

リース契約は、リース会社が所有しているコピー機・複合機を、一定期間利用者に貸し出す契約形態をとっています。
その契約が満了するわけですから、コピー機等はそのまま利用者のオフィスに置いておくのは不適当となります。

そのため、契約満了後にはリース会社が引き取る形となります。
引き取った時点で、利用者が今後同じコピー機を使わないのであれば、その後の契約関係は発生しませんから、そこで契約は完了となります。

簡単に言えばリース契約を結ぶ前の状態と同じ状態に戻るという事になります。
その後、契約の更新などを行わない限りは費用も発生しませんし、同じリース会社と契約する義務もありません。

そのままだと業務に支障が出るのは明白

契約を完了して、そのままコピー機をオフィスに置かない状態が続くと、事業を縮小や撤退するのでない限りは、当然ながら業務に支障が出てしまいます。

そのため、事業主としては、何かしらの形でコピー機を用意する必要性に迫られます。
結果的に再びリース契約を結んだり、別の機種を購入したりして対応することになります。

よくある勘違いとして、リースの期間満了まで支払いをすれば、後は支払いなくしてコピー機を使えるという勘違いです。
リース契約は、いわゆる分割払いとは異なり、自分たちに所有権はありませんので注意しましょう。

もちろん、返却する前に別の方法でコピー機を用意しておけば問題ありません。
別の代理店・リース会社と新しい契約を結ぶということであれば、今のリース契約分は満了とともにコピー機も返却するという方法が、一概に間違いというわけではありません。

注意点としては今後もオフィスでコピー機を使い続ける限り、代替案を用意しないままリース契約を満了させないよう注意が必要です。

異なる契約形態での利用も視野に入れられる

リース契約を満了後、引き続き何らかの形でコピー機・複合機を利用するなら、必ずしもリースという契約形態にこだわる必要はありません。
レンタルのように、月ごとの支払いではあるものの、解約の自由度が高い契約を結ぶこともできます。

• オフィスにあるコピー機の台数を減らしたい
• 近々事務所を移転する予定がある

こういった状況などがあり、フレキシブルに調整をかけたいのであれば、リースはかえって不便に感じられることもあります。

レンタルする機種のスペックを気にかけたいところではありますが、必要十分な機能を備えていて値段も手ごろなら、リース会社への返却は決して悪い選択肢ではありません。

満了後の選択肢2. 再リース

リース契約が満了を迎えようとしている頃、再び同じ機種でリース契約を結ぶことを「再リース」と言います。
コピー機は日常業務で使い、無くなってしまうと困るもののため、こちらの再リースの選択肢が取られることが多いです。

再リースというのは、狭義には「過去にリースしていた機種と同じものをリースする」ことを意味します。
しかしながら、コピー機の場合は、再リースというのが必ずしも同じ機種をそのまま継続してということにはならない事もあります。

精密機械ですから、長く使えば使うほど故障率も上がってしまいます。
そのため、コピー機のリース契約満了後の再リースでは、

• そのまま同じ機種を使う
• 新しい機種を使う

という、2種類のパターンが存在しますので、今回は両方のケースも含めてご紹介します。

そのまま同じ機種を使う

過去にリースしていた機種の使い勝手が良く、故障も少ないような場合は、再リースを検討した方が価格が安くなります。
実際の料金で言えば、今までのリース料金と比較して、およそ1/10の値段でリースできるケースも珍しくありません。

リースの仕組みから考えればわかりますが、リース会社としては、基本的にはリース契約の満了とともに元は取っています。
そのため、その後の延長というのは、基本的にリース会社としてもリスクはかなり低くなります。

リース会社側からしても、満了後になるため途中解約で損をするといった危険性もありません。
ですから、多くは解約の縛りなどを設けずに、格安で利用を延長できるのが、再リースの大きなメリットとなります。

再リースは、支払いの方法に特徴があり、月額費用の10％を基準として1年分の費用を前払いする形を取るのが一般的です。
要するに、毎月のリース料に毛が生えた程度の金額で、リースを1年延長できるのです。

契約満了前に話を進めておけば、コピー機を入れ替える必要もなく、配置を移動することなく利用を継続できます。
また、万一機種に何らかの問題が起きて動かなくなり、残念ながら新しい機種を揃える必要性に迫られたとしても、別の機種に買い替えることは自由です。

再リースは1年単位で更新する契約となっているケースが多いものの、理論上は何回更新しても問題ありません。
そこまで利用率が高くなく、故障もしない機種であれば、周辺部品が残っている限り、メンテナンスしながら使い続けることも可能です。

新しい機種を使う

上記のそのまま使うという方法は、格安で使い続ける事ができるメリットがありますが、半永久的に使える方法ではありません。

古い機種にはそれ相応のデメリットもあり、精密機械であるため、使えば使うほどに少なからず不具合や故障が多くなっていきます。
また、故障が増えるということは、コピー機が使えなくなるため、不特定多数がそれぞれのタイミングで利用するオフィスでは使い物にならなくなります。

そこで、古い契約が満了する時期が迫ってから、新しい機種を購入して使う方法が考えられます。
ある意味、オフィス機器のリースとしては王道の契約であり、リース契約を結ぶなら分かりやすい形でもあります。

リース料については、再リースに比べると高くなるのは否めませんが、最新機種を選べる分だけストレスは少なくなります。
使用電力が少なくなり、複合機の多機能性も充実する傾向にあるため、時代の変化に対応する意味でも新しい機種を選ぶメリットは十分にあります。

特にコピー機のリース期間は5年が一般的な期間のため、意外と5年の間で知らない進化があったりする可能性もあります。

オフィスで複数人の社員が働いているなら、社員の仕事・士気に影響を及ぼさないよう、なおさら新しい機種を選んだ方が賢明です。
コピー機も新調できない会社なのか、と不審に思われることも防げるでしょう。

何年リースするのかによって選択肢も変わる

コピー機のリース契約は、一般的には5年が相場ですが、3年～7年というスパンで結べます。
そのため、もともと何年の契約でリースしていたのか、今後何年リースするのかによっても、選択肢が変わってきます。

機器の調子にもよりますが、もともとの契約年数に応じた判断が求められるでしょう。

コピー機・複合機の耐用年数は法的に5年となっているため、リース期間も5年が結ぶのが一般的です。
しかしながら、事業の母体や資金繰りに余裕があるなどで、短い期間でリース契約を結んでいたとしたら、理論上はその年数だけ再リースができます。

仮に、新品のコピー機を、3年でリース契約が満了となった場合、残り2年を再リースでまかなうことも十分可能というわけです。
ただし、リース会社もその点はわきまえているため、大多数の契約が5年を一つの基準としているのです。

耐用年数を超えた機器をそのまま使い続けることで、だんだんと調子が悪くなってくるケースも十分考えられますから、やはり適度な年数で新陳代謝を上げることを意識した方が賢明です。

満了後の選択肢3. 買い取って自分のものにする

5年という期間は長く、その時間で培われたコピー機に対する信頼は、時として新しい機種への切り替えを拒む気持ちを社員に植え付けます。
機器類というのは、長く使えば使うほど、変える場合、目に見えないいわゆる「学習コスト」がかかります。

特に、非常に使い勝手の良いモデルだった場合、わざわざ無駄な新機能を搭載した機種に切り替えるよりも、古い機種の方が使いやすいという意見は多くの職場で聞かれます。

そのような「当たり」の機種を引いた場合は、あえて買い取って自社のものにする方法があります。
以下に、リース機種を買い取った場合に発生するメリット・リスクをまとめました。

スタッフが愛着を持っている、修理できるスタッフがいる場合は良い選択肢

大抵の場合、コピー機が新しい機種に切り替わると、多くの方は、なんだかんだと最初は使い勝手が変わったことに不満や戸惑いを持ちつつも、しばらく使えば慣れていくものです。

しかしながら、コピー機に求める機能が長年変わっていない会社の場合、かえって多機能の機種・使い勝手に配慮した機種に切り替わることで、一部社員が戸惑いを覚えるケースもあります。

特に年配層の方の場合はこういった機器類には弱い方も多いです。
コピー機が今までと使い方が違う！といったことで、社内の空気が悪くなるなんてことも無いわけではありません。

特に書類のコピー・FAX・スキャンが多く、それらをスムーズに行わなければ仕事が進まない環境だと、機種変更が大きなミスを生んでしまう可能性もあり、社員のキャリアによっては新機種への変更を見送った方がよい場合も否定できません。

また、非常に稀ではありますが、アットホームな職場の場合、コピー機になぜか一部社員が名前を付けていたり、専門家ではないもののある程度の修理なら請け負えてしまっている社員がいたりします。

ここまで愛されたコピー機であれば、買い取って数年間は様子を見ながら使いつつ、必要に応じて別の機種をリースした方が切り替えもスムーズに進むでしょう。

新しいからこその高性能機を準備することも大事ですが、特定の社員が使い方に戸惑わないよう、可能であれば別の機種と並行して用意するのが賢明です。

買い取ったとしても、メンテナンス契約は別物

コピー機を買い取ると、その後のメンテナンスは原則として自前で行う必要があります。
しかしながら、家庭用のプリンターなどと違い、コピー機のパーツやトナーの交換などは自分たちで全てを行うことはできません。

こういったメンテナンスをスムーズに進めるためには、別途メンテナンス契約を業者と結ばなければなりません。

また、販売終了から一定年数が経過した場合などは、機種の状況によってはメンテナンス契約を結べない機種もあります。
あまりに古い機種を買い取ってしまうと、定期的な保守点検が受けられず、修理などのサポートも得られないおそれがあることは気に留めておきましょう。

壊れるリスク・確率は新品よりもはるかに高くなる

これはもう当たり前の話ですが、故障という点で見たら、買い取った場合はリスク・確率は高いものになります。
リース契約を結んだ時点では、新品のコピー機ですが、そこから数年間使い続けていたコピー機を買い取った場合、買い取った段階では中古品です。

当然ながら壊れるリスクは新品でリースしていた時よりも高くなります。
2週間に1回のペースでサービスマンが来ているような状況であれば、おそらく何らかの形で仕事に支障をきたしているはずです。

サービスマンの訪問回数が目に見えて増えているようであれば、近々本格的に動かなくなる・壊れてしまうリスクも見積もっておいた方がよいでしょう。
業務を円滑に進めるためにも、費用削減は適度な範囲で抑えることが大切です。