新型コロナの影響でコピー機の営業や契約も変化？
営業や契約がリモート化した時の注意点や交渉について

新型コロナウイルスの影響が世界に広がり、日本でも毎日のように感染者が発生しています。
そのような事情から、都市圏を中心に訪問営業を自粛する動きが進んでいます。

コピー機は主にオフィスで使われる機器のため、会社訪問が難しい状況になると、営業活動にも支障が出ます。
そこで、リモート営業によって営業活動・契約を進める動きが、アフターコロナの主流になるものと予想されます。

この記事では、そんな近い将来を想定して、自社でリモート営業から交渉・契約に至る際の注意点についてご紹介します。
また、リモート営業が本格的に普及していない地域も多いため、そもそもリモート営業とはどういうことかについても解説します。

あまり聞き慣れない「リモート営業」を詳しく知ろう

日本において、対面で話すことに意義を感じているビジネスパーソンは多くいるかと思います。
事実、電話だけ・文字だけのやり取りで契約を結ぶということに抵抗感を感じるケースは少なくありません。

それが大型・高額な契約であればあるほど、信頼を築くためといったこともあって会って契約というのに重きを置く方も多いと思います。
そのため、リモート営業と聞くだけで敬遠してしまうような人も一定数存在しています。

しかし、ふたを開けてみれば、営業活動に使用するツール以外は一般的な営業と大きく変わりはなく、むしろ顧客にとって必要な情報を分かりやすく提示できたり、自宅やオフィスから離れなくてもやり取りができたりするメリットもあります。

リモート営業の概要を理解すれば、例えば詐欺とは違うことが分かりますから、まずは全体像を把握することから始めましょう。

広く言えば、直接訪問以外の営業活動が該当する

リモート営業とは、取引先に直接訪問せず、オフィス・自宅などの離れた場所からやり取りをする営業形態のことを言います。

パソコン・スマホ上から、オンライン会議用のツールを使ってコミュニケーションを図るイメージが強いですが、より広い枠組みで考えると電話営業もリモート営業の一つです。

要するに、直接訪問以外の方法で商品の営業を行い、対面せずに契約が完了するようなケースであれば、それはリモート営業と言えるでしょう。

ただ、直接対面せずに情報・書類だけのやり取りとなると、コピー機リースは通販で商品を注文するような額の話ではありませんから、やはり不安を感じる顧客が大半と考えられます。

オンラインならではのメリットもある

一度も細かい説明なくリース契約を結べるとしたら、それは信頼できる代理店との関係性が構築されている場合に限られます。
さすがに、どれだけコピー機リースに詳しい人でも、一度も担当者と話を詰めることなく契約を結ぶのはリスクが高すぎます。

そこで、相見積もりをもらってから担当者と連絡を取り合う場合、やはりWeb会議形式でのやり取りは避けられません。
ただ、これ自体は決して直接訪問に比べて悪い方法というわけではなく、画像を活用した効率的な商談を進められるメリットもあります。

直接来社した担当者と話をする場合、会話のスピードがダイレクトで、相手の呼吸を感じながら交渉ができる反面、トークスキルに押し流されるリスクもあります。

これに対してWeb会議であれば、商談の進め方を事前に画像を使って説明できるため、例えば【商品提案→顧客ヒアリング→課題解決→契約準備】という一連の流れを説明した後、各パートごとに発言者が変わることで、コミュニケーションが図りやすくなります。

こうすれば、説明に対する回答・発言の順番などが担保されているものと顧客は安心できるため、直接訪問よりもスムーズなやり取りができます。
顔を見ながら話ができるのは、直接訪問と同様ですから、あまり気構えず交渉に臨みたいところです。

見積もり・契約はメールや郵送で行う

リモート営業では、直接出向いて書類のやり取りをしないため、必要書類・データのやり取りは基本的にメールや郵送が中心となります。

電話だけでほとんどのやり取りが終了した場合、テレビ会議のように画面上から見える情報だけでやり取りしている場合などは、肝心の書面が自社に届いてからの契約となるので、結果的にメール・郵送による情報の共有が必要になってくるでしょう。

Web会議ツールを使っている場合は、資料共有機能を使って同じPDFファイルが閲覧できるため、暫定的な提案内容・パンフレットを見ながら交渉を進められます。
また、オンライン上で電子契約を結べるサービスもあるため、環境が許せばそちらを使って契約することもできます。

リモート営業からコピー機をリースする場合の注意点

現代では、リモート営業といっても電話ばかりでなく、顔を見ながらやり取りできる方法が存在しています。
しかし、担当者と距離を置いてコミュニケーションを図っていることに変わりはありませんから、対面で話をしている時とは違うポイントもあります。

続いては、リモート営業から契約段階まで進んだ場合の注意点について、気になるものをいくつかご紹介します。

契約のすべてをオンラインで行えるケースは少数

営業活動自体はリモートで行うことが可能だったとしても、契約の段階では、ほとんどのリース会社と契約書を交わすことになります。
一部、会計ソフトと連携してオンラインでの契約が可能なケースなどを除いては、基本的に何らかの形で書類のやり取りが必要です。

※参考情報
https://corp.moneyforward.com/news/release/service/20181105-mf-press/

もちろん、所定の審査も各社で行われますし、実際に契約書の内容を確認して質疑応答する機会もあるのが、社会通念上は一般的です。
逆に言えば、オンライン・リモートであることを理由に、契約に関する手続きを不自然に簡略化しようとする代理店には、多少不審な目を向けた方がよいでしょう。

必要に応じてやり取りの内容を記録しておく

やり取りが不自然なものかどうかは、一連の話の流れに注目できる直接訪問なら、ある程度見分けがつくかもしれません。

しかし、Web会議・テレビ会議を使った場合、タイムラグや不慣れな環境のせいで、思うように聞きたいことを聞けなかったり、覚えるべきことが頭から抜けてしまったりするおそれがあります。

そのような事態を防ぐために、リモート営業を受けた際には、できるだけ話の内容をメモしておくことが大切です。
会議の録画機能があればもちろん録画し、使えなければボイスレコーダーなどで録音してもよいでしょう。

説明された内容を書き起こしておくと、契約書のチェック時にも役立ちます。
リモートという状況が特殊であることを鑑み、自分に不利な契約内容となっていないかどうか、確認するための情報を用意しておきたいところです。

郵送で契約書を取り交わす際の注意点

審査が通り、話がまとまってからは、実際に契約を結ぶ段階へと進みます。
この時、担当者が直接訪問できない以上、どうしても契約書は郵送で取り交わすことになります。

実際に契約書を受け取ってからは、中身を再度確認し、担当者の説明に従って署名・捺印・割印します。
ただ、返送時に担当者はもちろん側にいませんから、不備があると最初からやり直しになって手間がかかります。

送付前に何をしておくべきなのか、契約後の段取りはどうなっているのか、事前にリストを作成しておくと手間がかかりません。
間違いを防ぐためにも、事前のコミュニケーションは綿密に取っておきましょう。

細かく交渉したい場合はどのような方法をとるか

相見積もりが集まって交渉材料が増えてくると、担当者と細かいやり取りが必要になる場面に出くわします。
しかし、Web会議や電話を使った交渉は、直接対面して話すのと勝手が違う分、営業側も顧客側もペースをつかみにくくなるおそれがあります。

実際に価格や機種の交渉に入る場合は、置かれた環境・やり取りに使うツールによって、対応が変わってきます。
以下に、リモートでの商談における主な心がけをご紹介します。

画面上で交渉するなら、できるだけ良い雰囲気を作ることを心がける

パソコン・スマホの画面を見ながら話をするのは、思いのほか疲れるものです。
直接話す場合に比べて、どうしても意図が伝わりにくく、無駄に緊張感が強くなります。

精神的な負担を軽減するためには、できるだけ会話がスムーズに進むよう、担当者の情報・欲しい機種の情報・希望する価格帯など、交渉に必要な情報を頭に入れておきます。

その上で、一方的に自社の希望を話すだけでなく、担当者のリードに合わせつつ、話をするタイミング・聞くタイミングに合わせてコミュニケーションを図ることを心がけましょう。

Web会議・テレビ会議では、ちょっとした雑談をテンポよく進めるのが難しいため、できるだけ単刀直入に話を進めたいところです。
ただ、あまりにざっくりした話し方だと、担当者にも不安を抱かせますから、ゆっくり・丁寧に意思を伝えることを意識しましょう。

主にメール・チャットでのやり取りが中心なら、数字をベースに話をする

会議ツールなどを使わず、文字や添付資料のやり取りだけで話を進めるなら、具体的な情報を文中に盛り込んで話をするのが効果的です。
お互いに忙しい中、LINEで雑談するような雰囲気で交渉はできませんから、端的に希望の条件を伝える工夫が必要です。

大抵の人は文章を組み立てるだけでも時間がかかるものですから、できるだけ連絡の回数を減らすためにも、希望予算や条件は最初の段階で明確に伝えることが大切です。

分かりやすく数字を出し、希望に沿わなかった場合の対応も含めて話を通しておけば、無駄なやり取りを少なくできます。

相手に対する誠意を忘れず、自分が軽んじられていると思ったら離れる

いずれのツールを使う場合でも、直接訪問とは条件が違うことを理解して、いつもより誠意を前面に押し出した対応が必要です。
顧客も緊張しますが、慣れない環境で営業する担当者も緊張していると考え、なるべく対応を硬直させないことが良い結果につながるでしょう。

ただし、逆に一方的な条件を突き付けられたり、会話がかみ合わない状況が続いたりした場合は、その限りではありません。
自分が相手に軽んじられていると分かったら、別の選択肢を探しましょう。